سياسة مكافحة غسيل الأموال

سياسة مكافحة غسيل الأموال

سياسة مكافحة غسيل الأموال ومقاومة تمويل الأعمال الإجرامية أو الإرهابية
 الجزء الأول – عام

  1. المقدمة
    تم اعتماد هذه السياسة الخاصة بمكافحة غسل الأموال ومكافحة تمويل الأعمال الإجرامية أو الأعمال الإرهابية (يشار إليها فيما بعد باسم “سياسة AML” أو هذه “السياسة”) من قبل POLOTIS OÜ، وهي شركة تأسست بموجب قوانين إستونيا، رقم الشركة 14485917، مع مكتب مسجل في Pärnu mnt 158 / 2-88، Kesklinna linnaosa، Tallinn، Harju maakond، 11317 إستونيا (“الشركة” أو “POLOTIS”، اعتبارًا من التاريخ المكتوب أعلاه، ليتم تنفيذها ومراقبتها من قبل الشركة وموظفيها والشركات التابعة لها ومقدمي الخدمات.
    تلتزم الشركة بتنفيذ ضوابط فعالة للكشف عن الأنشطة غير المشروعة ومنعها، والتي يمكن تنفيذها باستخدام خدماتها، وتخصيص جهود وموارد كبيرة لتحقيق هذه الغاية.
    نحن في POLOTIS نعتقد أن اعتماد هذه السياسة والالتزام بها سيضمن ثقافة الالتزام في جميع أنحاء الشركة، وتوفير ضوابط قوية وفعالة، وإثبات أن POLOTIS قد التزمت وفرضت التزامًا على جميع مواردها للحفاظ على ودعم المبادئ المنصوص عليها في هذه السياسة لدعم سلامة الشركة، داخليًا وخارجيًا.
    تمت كتابة هذه السياسة واعتمادها على أساس أنه، وبناء على ملاحظات السلطات والمؤسسات في جميع أنحاء العالم، في مجال الأصول المشفرة، التي تعمل فيها الشركة، هناك مستوى متأصل من مخاطر غسل الأموال وتمويل الإرهاب (“ML/TF”).على هذا النحو، تشمل هذه السياسة، بالإضافة إلى الإجراءات المطلوبة بموجب القوانين المعمول بها، آليات وإجراءات محددة تهدف إلى التخفيف من هذه المخاطر الفريدة المتعلقة بالتداول في التشفير.
  2. إطار العمل
    تعد الشركة مزودًا لخدمات صرف العملات والمحافظ الافتراضية، حيث تمتلك تراخيص النشاط المالي من وحدة الاستخبارات المالية الإستونية (“FIU”)، وهي هيئة مكافحة غسل الأموال (“AML”) في إستونيا مع إمكانية منحها وإلغائها والإشراف على تراخيص النشاط المالي.
    تمتلك الشركة رخص التشغيل التالية الممنوحة من قبل وحدة المعلومات المالية:
    الترخيص رقم FVR000518 لتقديم خدمات تبادل عملة افتراضية مقابل العملة الإلزامية،
    الترخيص رقم FRK000592  لتوفير خدمة محفظة العملات الافتراضية.
    يخضع مقدمو الأنشطة المالية المرخصون لمتطلبات AML و KYC (اعرف عميلك)، المنصوص عليها في قانون غسل الأموال وتمويل الإرهاب الإستوني (يشار إليه فيما بعد باسم “القانون”) والمبادئ التوجيهية القانونية الأخرى المقدمة من وزير المالية الإستوني (يشار إليها فيما بعد باسم “الأدوات”). يجب قراءة هذه السياسة بالاقتران مع هذه الأدوات، عند وجود أي تعارض بين محتويات هذه السياسة والأدوات المذكورة، تسود الأخيرة.
    تتم قراءة جميع المبالغ المحددة في هذه السياسة باليورو (EUR) لتشمل المبالغ المعادلة في أي عملة أخرى أو عملة رقمية، كما يتم تداولها في تاريخ المعاملة ذات الصلة.
  3. سياسة مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب AML/CTF

تهدف هذه السياسة إلى توفير إرشادات محددة حول كيفية قيام موظفي الشركة بتنفيذ الإجراءات، وفرض الإجراءات الداخلية، وتقديم إرشادات عامة للتعليم والرقابة والتدريب داخل الشركة والشركات التابعة لها، فيما يتعلق بتخفيف ومعالجة مخاطر غسيل الأموال وتمويل الإرهاب.

تعمل هذه السياسة كإرشادات ملزمة لجميع موظفي الشركة المعنيين، ويجب أن يكون جميع هؤلاء الموظفين على دراية بهذه السياسة وعليهم الالتزام بها.

تهدف هذه السياسة إلى تقديم إجراءات AML و KYC الخاصة بالشركة:
– تقبل الشركة للمخاطر؛
– المعايير التي يتم استخدامها لتقييم مستويات مخاطر العلاقات والمعاملات التجارية؛
– المعايير المستخدمة لتحديد المعاملات المتزايدة المخاطر؛
– السمات الأساسية لمراقبة المعاملات؛
– الحالات التي يشارك فيها مسؤول الامتثال ومجلس الإدارة؛
– الحالات التي يجب على موظفي الشركة المعينين إبلاغها في وحدة المعلومات المالية؛
– توفير تدريب AML لموظفي الشركة المعنيين؛
– سياسة الشركة فيما يتعلق بالأشخاص المستهدفين سياسيًا؛
– الطرق التي يستخدمها موظفو الشركة لتحديد المخاطر المتزايدة والحد منها ومراقبتها؛
– فترات الاحتفاظ بمستندات AML و KYC.

  1. المسؤوليات بموجب هذه السياسة

أ. مجلس الإدارة
يتحمل مجلس إدارة الشركة، وهو أعلى هيئة إدارة في الشركة (“مجلس الإدارة”)، المسؤولية النهائية عن تنفيذ الإجراءات بموجب هذه السياسة، وعن تعديلها حسب الضرورة.
يجب أن يشرف عضو مجلس الإدارة، كما تم تعيينه بموجب قرار مجلس الإدارة ذي الصلة، على تنفيذ هذه السياسة، وفقًا لمتطلبات AML / CTF للأدوات المذكورة أعلاه (“عضو مجلس AML”).
بالإضافة إلى أي واجب آخر بموجب هذه السياسة، يكون المجلس مسؤولاً عما يلي:
أولا. تقبل المخاطر
يحدد مجلس الإدارة مستوى التعرض لمخاطر غسيل الأموال وتمويل الإرهاب وأنواعها التي تعتبر الشركة على استعداد لتحملها في متابعة أهداف أعمالها (“تقبل المخاطر”).
ثانيا. مراجعة الامتثال السنوي
يجتمع مجلس الإدارة بشكل سنوي لمراجعة وتقييم فعالية هذه السياسة والإجراءات المتخذة بموجبها وكفاءة وظيفة الامتثال (كما هو موضح أدناه) بشكل عام.
ثالثا. الإشراف على موظفي مكافحة غسيل الأموال
يكون مجلس الإدارة مسؤولاً عن الإشراف على مسؤول الامتثال وأصحاب المكاتب الآخرين المدرجين أدناه، ويكون مسؤولاً عن تعيينهم وإزالتهم واستبدالهم.

ب. مسؤول الامتثال
يقوم مجلس الإدارة بتعيين مسؤول بالشركة لرئاسة جهود مكافحة غسل الأموال في الشركة، ويكون مسؤولاً عن فعالية هذه السياسة والالتزام بها والامتثال لها، ويكون بمثابة جهة اتصال بين الشركة ووحدة المعلومات المالية (ويشار إليه فيما بعد باسم “مسؤول الامتثال”).

يجب أن يكون مسؤول الامتثال شخصًا مؤهلاً لديه التعليم والملاءمة المهنية والقدرات والصفات الشخصية والخبرة والسمعة التي لا تشوبها شائبة ليتمكن من أداء هذه الواجبات.

بالإضافة إلى أي واجب آخر بموجب هذه السياسة، يتحمل مسؤول الامتثال المسؤوليات التالية:
أولا. ضمان الامتثال لجميع الواجبات بموجب جميع القوانين واللوائح المعمول بها؛
ثانيا. التخطيط والإشراف والتوثيق للتدريب الأساسي والمتقدم بشكل مستمر لجميع الموظفين المعنيين (مسؤول التدريب).
ثالثا. إعداد أي تعديد لهذه السياسة، رهنا بموافقة المجلس.
رابعا. العمل كجهة اتصال مع وحدة المعلومات المالية والسلطات.
خامسا. مراجعة جوانب غسيل الأموال وتمويل الإرهاب المحتملة لتطوير منتجات أو ممارسات تجارية جديدة، أو استخدام التقنيات الجديدة أو المحسّنة، وتقييم تأثيرها على المؤسسة وتقديم توصيات إلى الإدارة.
سادسا. إعداد وتقديم مراجعة وتحديثات دورية لتحليل المخاطر.
سابعا. تقديم تحديث للمجلس بشأن المخاطر والضوابط.
ثامنا. تقديم تقارير الأنشطة المشبوهة إلى سلطات مكافحة غسل الأموال.
تاسعا. إعداد تعديل على هذه السياسة، عند الحاجة، وتقديمه إلى المجلس لاعتماده.

ج. وظيفة الامتثال
وظيفة الامتثال هي قسم داخل المؤسسة مهمته تنفيذ هذه السياسة والتخفيف من مخاطر غسل الأموال وتمويل الإرهاب بشكل عام، في عملية عملها المستمرة (“وظيفة الامتثال”)، وتخضع للإشراف المباشر من مسؤول مكافحة غسل الأموال. تشمل مسؤوليات وظيفة الامتثال ما يلي:
أولا. تنفيذ الضوابط المستمرة المتعلقة بمكافحة غسل الأموال، بما في ذلك أنشطة العملاء الجارية والمتواصلة؛
ثانيا. تقديم الاستشارة للإدارة العليا وفرق العمل، التي تغطي المستوى الحالي والمتوقع لمخاطر الجريمة المالية.
ثالثا. تنفيذ هذه السياسة والإجراءات عبر الأنشطة التشغيلية، والتحقق من أن هذه الإجراءات محدثة ومتوافقة مع أحدث الأحكام؛
رابعا. إرسال تقارير مباشرة إلى مسؤول الامتثال؛
خامسا. دعم ثقافة الامتثال للمؤسسة، بما في ذلك المواد والبرامج التدريبية للموظفين حسب مستوى التعرض للمخاطر المتعلقة بأدوارهم؛
سادسا. تنفيذ أساليب فحص العقوبات وإجراء التحقيقات بخصوص التنبيهات؛
سابعا. دعم أنشطة الإدارة وإعداد المعلومات الإدارية ذات الصلة للإدارة العليا لضمان عملية اتخاذ القرارات المناسبة؛
ثامنا. تحمل مسؤولية التواصل مع المنظمين المحليين عند الحاجة؛ و
تاسعا. دعم استفسارات إنفاذ القانون وضمان توفير المعلومات الدقيقة ذات الصلة.

الجزء الثاني – إجراءات اعرف عميلك KYC

 يجب أن يخضع كل شخص يتقدم بطلب ليصبح مستخدمًا لخدمات الشركة (“العميل”) لعملية داخلية تتكون من استبيان، والذي يجب أن يتضمن تحديد هوية العميل بالإضافة إلى بعض المعلومات الإضافية حول العميل وعلاقته التجارية المخطط لها مع الشركة (يشار إليه فيما بعد باسم “استبيان KYC “). يخضع العمل أيضا لمراجعة خارجية تشير إلى احتمالية وجود سمعة تتعلق مخاطر غسل الأموال وتمويل الإرهاب لدى العميل (يشار إلى هذه العملية فيما بعد باسم “الفحص”). كما تجرى عملية تحديد الهوية من خلال الوثائق المقدمة من العميل (“التعريف”) (ويشار إلى هذه العمليات مجتمعة باسم ” إجراءات اعرف عميلك KYC “).

تقوم الشركة بتوثيق وحفظ أي معلومات ووثائق تم جمعها في إجراءات اعرف عميلك KYC، بطريقة تتيح الرد الكامل دون التأخير غير المعقول على الاستفسارات ذات الصلة من السلطات المختصة.

يجب أن تتم إجراءات اعرف عميلك KYC باتباع مبادئ KYC، والتي تنص على وجوب أن يتم تحديد كل من ملف التشغيل والغرض من العملية والمالك المستفيد من العميل، وإذا لزم الأمر، مصدر وأصل الأموال المستخدمة في المعاملة وغيرها من المعلومات المماثلة الضرورية لإقامة العلاقة التجارية بالإضافة إلى هوية العميل نفسه. يجب على KYC توفير المعلومات اللازمة لتحديد ملف المخاطر الأولي للعميل.

  1. استبيان KYC
    يجب على أي شخص يتقدم بطلب ليصبح عميلاً إكمال استبيان قصير لتزويد الشركة بالمعلومات الأساسية عن نفسه، حيث تحدد الشركة المطلوب مع مراعاة ظروف العميل (“استبيان KYC”)، بما في ذلك ما يلي:
    أ. معلومات عامة
    – غرض العميل وهدفه في إقامة علاقة العمل؛
    – حجم المعاملات المتوقع للعميل؛
    – مصادر دخل العميل وثروته وأصوله؛
    – مهنة العميل أو مجال نشاطه؛
    – موقع العميل الدائم (مكان الإقامة / مكان العمل)؛
    – الشركاء المتعاقدين الرئيسيين للعميل (في حال وجودهم)؛
    – هوية المالك المستفيد (إذا لزم الأمر)؛
    – تفاصيل اتصال العميل الهاتفية؛
    – أي معلومات إضافية تبدو ذات صلة فيما يتعلق بعميل معين أو مجموعة من العملاء
    ب. للأشخاص الطبيعيين
    – الاسم الكامل؛
    – رمز الهوية الشخصية، أو تاريخ ومكان الميلاد، إن لم يكن موجودًا؛
    – فيما إذا كان العميل نفسه شخصًا مستهدفًا سياسيًا أو مرتبطًا بشخص مستهدف سياسيا (PEP)
    ج. للكيانات القانونية
    – اسم الكيان؛
    – رمز سجل الكيان أو رقم التسجيل وتاريخ التسجيل؛
    – معلومات حول الشكل القانوني للكيان؛
    – الأهلية القانونية السلبية للكيان؛
    – الممثلون القانونيون للكيان والمفوضون بتمثيل الكيان أمام الشركات.
  2. الفحص
    يجب أن يتم عرض تفاصيل العميل، على النحو المنصوص عليه في استبيان KYC، للمقارنة مع “قوائم مراقبة” محدثة (“الفحص”). يتم تحديد قوائم المراقبة المحددة التي يجب استخدامها للفحص بواسطة مسؤول الامتثال، وتشمل، في جملة أمور، قوائم العقوبات التي تنشرها السلطات الوطنية والدولية، وقوائم بالأشخاص المشتبه بممارستهم غسل الأموال وتمويل الإرهاب المنشورة أو التي تحتفظ بها أطراف ثالثة، وقوائم تحديد الأشخاص المستهدفين سياسياً.
  3. التعريف
    قبل الدخول في علاقة عمل، يجب تحديد هوية العميل من خلال تزويد الشركة بالمعلومات المفصلة في استبيان KYC، مع نسخة من الوثائق التالية (“المستندات التعريفية”):
    أ. الأفراد
    على أي فرد تجب تحديد هويته بموجب هذه السياسة تقديم إحدى وثائق التعريف التالية:
    أولا. وثيقة صادرة عن جمهورية إستونيا للتعريف الرقمي لشخص ما؛
    ثانيا. نظام تعريف إلكتروني آخر بمستوى ضمان “مرتفع” تتم إضافته إلى القائمة المنشورة في الجريدة الرسمية للاتحاد الأوروبي بناءً على المادة 9 من اللائحة (EC) رقم 910/2014 للبرلمان الأوروبي والمجلس بشأن التعريف الإلكتروني والخدمات الائتمانية للمعاملات الإلكترونية في السوق الداخلية وإلغاء التوجيه 1999/93 / EC (OJ L 257، 28.08.2014، صفحة 73–114)؛
    ثالثا. وثيقة سفر صالحة صادرة في بلد أجنبي؛ أو-
    رابعا. رخصة قيادة سارية المفعول، تفي بالمتطلبات المنصوص عليها في البند الفرعي 1 من الفقرة 4 من قانون وثائق الهوية.
    ب. الكيانات القانونية
    يجب تحديد هوية أي كيان قانوني واجب تعريفه بموجب هذه السياسة، باستخدام الوثائق التالية:
    خامسا. بطاقة التسجيل للسجل ذي الصلة؛ أو-
    سادسا. شهادة تسجيل السجل المعني؛ أو-
    سابعا. وثيقة مكافئة لشهادة التسجيل (على سبيل المثال، في البلدان التي لا يوجد فيها سجل وطني، تعتبر وثائق المؤسسة المعتمدة من كاتب العدل مكافئة لذلك).
  4. تحديد هوية الأشخاص المعنيين
    عندما يكون العميل كيانًا قانونيًا، يجب تحديد هويات الأشخاص التالية (“الأشخاص ذوو الصلة”)، من خلال التدابير المنصوص عليها في البند 7 (أ) أعلاه، بالإضافة إلى هوية العميل نفسه:
    أ. الملاك المستفيدون
    يجب على العميل تزويد الشركة بالمعلومات اللازمة لتحديد مالكها المستفيد. يعتبر الأشخاص فيما يلي “مالكين مستفيدين”، يجب إثبات هويتهم بالإضافة إلى هوية العميل نفسه، لأغراض هذه السياسة:
    أولا. الشخص الطبيعي الذي يستفيد من نفوذه، أو يقوم بمعاملة أو فعل أو إجراء أو عملية أو خطوة أو يمارس بطريقة أو بأخرى السيطرة على معاملة أو فعل أو إجراء أو عملية أو خطوة أو على شخص آخر يتم لصالحه أو على حسابه معاملة أو فعل أو إجراء أو عملية أو خطوة؛
    ثانيا. أي شخص يمتلك، بشكل منفرد أو مشترك، ما لا يقل عن 25 ٪ من حقوق التصويت أو المشاركة في الأسهم في العميل، أو يظهر بطريقة أخرى سيطرة فعلية على العميل (كل منهم “شخص مسيطر”)؛
    ثالثا. إذا لم يكن أي شخص مسيطر شخصًا طبيعيًا، فإن أي شخص طبيعي يتم اعتباره مسيطرًا (بالمعنى الوارد في الفقرة (ثانيا) أعلاه) هو شخص مسيطر؛
    رابعا. إذا لم يكن بالإمكان تحديد “الأشخاص المسيطرين” وفقًا للفقرتين “ثانيا” و “ثالثا” أعلاه، فإن أعلى مدير إداري أو موظف لدى العميل يكون هو الشخص المسيطر.
    ب. الممثل
    عندما يقوم شخص غير العميل (مثل الموقع أو الممثل) بتأسيس علاقة العمل، يتعين على العميل تزويد الشركة بما يلي:
    أولا. هوية الشخص (الأشخاص) الطبيعيين الذين أقاموا علاقة العمل (“الممثل”)، بالإضافة إلى هوية العميل؛
    ثانيا. يجب الحصول على الوثائق التي تحدد سلطة الممثل (على سبيل المثال التوكيل الرسمي، قرار الشركة بتعيين الممثل) وتوثيقها.
    ج. عندما يتم تأسيس علاقة العمل من قِبل وصيّ أو مرشح أو حامي أو مستلم، إلخ، يجب أيضًا الحصول على جميع المستندات ذات الصلة التي تؤسس أو تؤكد بأن ذلك الشخص يقوم بمثل هذا المنصب، وتوثيق تلك المستندات.
    د. إذا كان هناك أي شك فيما يتعلق بالصحة أو القوة القانونية للعلاقة المشار إليها في هذا القسم، فيجب الحصول على مزيد من المعلومات والمستندات و / أو الإثباتات، ويجب ألا تبدأ العلاقة التجارية قبل توضيح هذه العلاقة.

استنادًا إلى المعلومات التي تم جمعها عبر إجراءات اعرف عميلك KYC، يتعين على الشركة تجميع ملف ماخطر فردي للعميل عند الدخول في علاقة عمل (“ملف العميل”). يجب أن يسمح ملف العميل للشركة بفهم الخلفية المالية للعميل، ومصدر الأصول، والغرض من العلاقة التجارية، وكذلك التحقق من مدى معقوليتها من حيث الشرعية، أو تحديد الظروف التي تتطلب توضيحًا معينًا. بناءً على ملف العميل، يتعين على الشركة إجراء تقييم للمخاطر، لتحديد ملف مخاطر العميل وتدابير العناية الواجبة اللازمة لتخفيف المخاطر (“ملف المخاطر”).

الجزء الثالث – الحرص الواجب

 تلتزم الشركة بالاعتراف وتقييم وفهم مخاطر غسل الأموال وتمويل الإرهاب التي قد تواجهها فيما يتعلق بعملائها ومعاملاتهم، واتخاذ التدابير المناسبة للتخفيف من هذه المخاطر باستخدام نهج قائم على المخاطر.

يجب على الشركة تطبيق إجراءات الحرص الواجب الخاصة بالعميل، لضمان التعريف والتحقق المناسبين العميل أو ممثلي العميل المشاركين في المعاملة، وكذلك المراقبة المستمرة لعلاقات العمل، بما في ذلك المعاملات التي تتم خلال علاقات العمل، والتحقق المنتظم من البيانات المستخدمة في تعريف وتحديث الوثائق والبيانات أو المعلومات ذات الصلة، وعند الضرورة، تحديد مصدر وأصول الأموال المستخدمة في المعاملات (عملية “الحرص الواجب” أو “DD”).

يجب على الشركة تطبيق إجراءات الحرص الواجب الخاصة بالعميل، لضمان التعريف والتحقق المناسبين العميل أو ممثلي العميل المشاركين في المعاملة، وكذلك المراقبة المستمرة لعلاقات العمل، بما في ذلك المعاملات التي تتم خلال علاقات العمل، والتحقق المنتظم من البيانات المستخدمة في تعريف وتحديث الوثائق والبيانات أو المعلومات ذات الصلة، وعند الضرورة، تحديد مصدر وأصول الأموال المستخدمة في المعاملات (عملية “الحرص الواجب” أو “DD”).

يجب أن تشمل عملية الحرص الواجب الإجراءات التالية:

  1. تقييم المخاطر
    عند تحديد ملف المخاطر وتدابير تخفيفها بالحرص الواجب المناسب لها، يجب على الشركة أن تأخذ في الاعتبار، عند الاقتضاء، المعلومات المفصلة في القسم الفرعي (أ) وتقييم المخاطر المفصل في القسم الفرعي (ب):
    أ. المعلومات التي تؤثر على ملف المخاطر
    – أحكام التقييم الوطني للمخاطر، على النحو المنشور على الموقع الإلكتروني لوزارة المالية؛
    – معلومات تتعلق بطبيعة العلاقة التجارية و / أو المعاملات العرضية، كما تم جمعها في إجراءات KYC؛
    – حجم الممتلكات المودعة من قبل العميل أو حجم الملكية للمعاملة أو المعاملات التي تتم خلال عمل احترافي؛
    – المدة المقدرة للعلاقة التجارية؛
    ب. تقييم المخاطر
    يجب أن يأخذ تقييم المخاطر في الاعتبار فئات المخاطر التالية واحتمال وعواقب تحقيقها واحتمال زيادة الخطر:
    أولا. المخاطر المرتبطة بالعميل، والتي تنشأ عواملها عن مشاركة الشخص أو العميل في المعاملة. هذه العوامل قد تشمل:
    – الشكل القانوني وهيكل الإدارة ومجال نشاط العميل، بما في ذلك ما إذا كان صندوق ائتماني أو شراكة قانون مدني أو كيان قانوني تعاقدي آخر مشابه أو شخص اعتباري له أسهم لحامله؛
    – ما إذا كان العميل شخصا مستهدفا سياسيا؛
    – ما إذا كان العميل بنكا صوريا؛
    – ما إذا كان يتم تمثيل العميل من قبل شخص اعتباري؛
    – ما إذا كان الطرف الثالث (الفرد) هو المالك المستفيد؛
    – ما إذا كانت هوية المالك المستفيد تعوقها علاقات ملكية معقدة وغير شفافة؛
    – إقامة العميل، بما في ذلك ما إذا كان العميل مسجلاً في ولاية ذات معدل ضريبي منخفض؛
    – ما إذا كان العميل مدرجًا في قوائم العقوبات الدولية؛
    – الظروف (بما في ذلك تلك المحددة في سياق علاقة عمل سابقة) الناتجة عن تجربة التواصل مع العميل وشركائه التجاريين والملاك والممثلين وأي أشخاص آخرين من هذا القبيل؛
    – ما إذا كان يمكن بسهولة تحديد مصدر أصول العميل أو مصدر وأصل الأموال المستخدمة في معاملة ما؛
    – نوع وخصائص عمل العميل؛
    – إمكانية تصنيف العميل على أنه “عميل نموذجي”؛ و-
    – مشاكل أثناء إجراءات تحديد هوية العميل.
    ثانيا. المخاطر المرتبطة بالمعاملات، والتي تنجم عواملها عن الأنشطة الاقتصادية للعميل أو تعرض منتج معين أو خدمة معينة لمخاطر غسل الأموال المحتملة. هذه العوامل قد تشمل الحالات التالية:
    – تحتوي الصفقة على تبادل العملات أو شراء المعادن الثمينة؛ –
    الصفقة تحتوي على بنك خاص. –
    تحتوي الصفقة على طرق دفع بديلة؛
    – تحتوي الصفقة على لعب القمار؛
    – تحتوي الصفقة على ندرة أو البضائع الحصرية؛
    – الصفقة تحتوي على الابتكارات.
    – الصفقة تحتوي على الإعلانات التجارية. و-
    – تحتوي الصفقة على إنشاء أو إدارة شركة.
    ثالثا. المخاطر المرتبطة بالبلد أو الجغرافية، والتي تنجم عواملها عن الاختلافات في البيئة القانونية لمختلف البلدان، قد تشمل هذه العوامل ما يلي:
    – ما إذا كانت المعاملة تحتوي على اختصاصات ضريبية منخفضة، تستلزم شركة مسجلة في هذه الولاية القضائية أو الخدمات المقدمة في هذه الاختصاصات؛
    – ما إذا كانت السلطات القضائية المعنية تطبق أحكامًا قانونية تتوافق مع المعايير الدولية لمكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب؛
    – ما إذا كانت المعاملة تحتوي على ولاية قضائية ذات معدل جريمة مرتفع (بما في ذلك معدل الجرائم المتعلقة بالمخدرات)؛
    – ما إذا كانت المعاملة تحتوي على ولاية قضائية مدرجة في قوائم العقوبات الدولية؛ و –
    – ما إذا كانت المعاملة تحتوي على ولاية قضائية ذات مستويات عالية من الفساد وفقًا لمؤشر مدركات الفساد (CPI) الذي نشرته منظمة الشفافية الدولية.
    رابعا. المخاطر المرتبطة بالواجهة، والتي تنشأ عواملها من القنوات (بشكل أساسي الإنترنت) التي يتم من خلالها تأسيس علاقة العمل، وتنفيذ المعاملات، قد تشمل هذه العوامل ما يلي:
    – ما إذا تم تحديد العميل وجهاً لوجه؛
    – ما إذا كانت القناة تسهل عدم الكشف عن الهوية؛ و-
    – ما إذا كانت القناة تسهل تمويل الطرف الثالث.
  2. ملف المخاطر
    يجب أن ينتج عن تقييم المخاطر الذي تم إجراؤه ملف للمخاطر، يتم تحديدها من خلال عوامل الخطر المذكورة أعلاه، ووفقًا للجدول التالي:
    أ. ملف منخفض المخاطر: تعتبر المخاطر منخفضة عند عدم وجود عوامل خطر مؤثرة في أي فئة. يمكن وصف العميل والمعاملة على أنها “نموذجية” وشفافة، وليس هناك شك في وجود مجموعة عوامل خطر قد تؤدي إلى خطر حصول غسل الأموال وتمويل الإرهاب.

ب. ملف متوسط المخاطر: تعتبر المخاطرة متوسطة عندما يكون هناك واحد أو أكثر من عوامل المخاطرة التي لا تعد ضمن نطاق العميل “النموذجي”، لكن المعاملة نفسها واضحة (أي لا توجد عوامل مخاطرة في فئة المخاطر المرتبطة بالمعاملة). في الوقت نفسه، لا يوجد شك في أن مجموعة من عوامل الخطر قد تشير إلى حصول غسل الأموال وتمويل الإرهاب.

ج. ملف مرتفع المخاطر: تعتبر المخاطرة عالية عندما يكون هناك العديد من عوامل المخاطرة وتكون المعاملة بحد ذاتها غير واضحة. ومزيج من هذه العوامل يلقي ظلالا من الشك على شفافية هوية العميل والمعاملات، مشيرا إلى إمكانية حصول غسل للأموال وتمويل للإرهاب.
– يُصنف أي عميل يعد شخصا مستهدفا سياسيا على أنه ملف عالي المخاطر؛

في الملف المرفق “الملحق 1” أمثلة على مؤشرات المخاطر المطبقة على التصنيف أعلاه.
تقوم الشركة بتوثيق تحديد ملف المخاطر وتحديثه وإتاحة البيانات للجهات المختصة، إذا لزم الأمر.

  1. التحقق
    يجب على الشركة التحقق من هوية العميل، في حالة الكيانات القانونية، وممثلي العميل والمالكين المستفيدين، على النحو المنصوص عليه من خلال وثائق استبيان KYC وتحديد الهوية، تطبق الإجراءات التالية:
    أ. الأفراد
    أولا. عندما يكون ملف المخاطرة الخاص بالعميل منخفضًا – يتم تقييم المستند المقدم إلى الشركة من أجل تحديد الهوية بواسطة وظيفة الامتثال على النحو التالي: –
    صلاحية المستند بناءً على تاريخ انتهاء الصلاحية؛
    – يتطابق المظهر الخارجي وعمر الشخص مع مظهر الشخص الممثّل في المستند؛
    – عند الاقتضاء، يتطابق رمز التعريف الشخصي مع جنس مقدم البلاغ وعمره؛
    ثانيا. عندما يكون ملف مخاطر العميل متوسطًا – بالإضافة إلى التدابير الموضحة أعلاه، يجب على مسؤول الامتثال وصف وتطبيق إجراءات تحقق إضافية، والتي قد تشمل:
    – مستندات أو بيانات أو معلومات إضافية ناشئة عن مصدر موثوق ومستقل؛ أو-
    – التحقق على أساس الخدمات الائتمانية؛
    ثالثا. عندما يكون ملف مخاطر العميل مرتفعًا – بالإضافة إلى التدابير الموضحة أعلاه، يجب على مسؤول الامتثال الحصول على تدابير التحقق الإضافية، والتي يجب أن تتم الموافقة عليها من قبل عضو مجلس إدارة مكافحة غسل الأموال، وقد تشمل هذه:
    – مستندات أو بيانات أو معلومات إضافية ناشئة عن مصدر موثوق ومستقل؛
    – نسخة موثقة أو مصدقة رسميا من وثائق الهوية؛
    ب. الكيانات القانونية
    أولا. عندما يكون ملف مخاطر العميل منخفضًا – يتم تقييم المستند المقدم إلى الشركة من أجل تحديد الهوية بواسطة وظيفة الامتثال عن طريق الوصول إلى قاعدة البيانات الإلكترونية الخاصة بالسجل؛
    ثانيا. عندما يكون ملف مخاطر العميل متوسطًا – بالإضافة إلى التدابير الموضحة أعلاه، يجب على مسؤول الامتثال وصف وتطبيق إجراءات تحقق إضافية، والتي قد تشمل:
    – الحصول على مستندات أو بيانات أو معلومات إضافية ناشئة عن مصدر موثوق ومستقل؛
    – التحقق على أساس الخدمات الائتمانية؛
    ثالثا. عندما يكون ملف مخاطر العميل مرتفعًا – بالإضافة إلى التدابير الموضحة أعلاه، يجب على مسؤول الامتثال الحصول على تدابير التحقق الإضافية، والتي يجب أن تتم الموافقة عليها من قبل عضو مجلس إدارة مكافحة غسل الأموال، وقد تشمل هذه:
    – مستندات أو بيانات أو معلومات إضافية ناشئة عن مصدر موثوق ومستقل؛
    – الحصول على وثائق الشركة موثقة أو مصدقة من كاتب العدل أو بشكل رسمي؛
    ج. التحقق من هوية المالكين المستفيدين
    تتحقق الشركة من هوية المالك المستفيد، بتطبيق الإجراءات التالية:
    أولا. عندما يكون العميل شركة مدرجة في سوق منظم، ويخضع ذلك لالتزامات الإفصاح التي تحدد متطلبات لضمان الشفافية الكافية فيما يتعلق بالمالك المستفيد – لا يلزم اتخاذ تدابير تحقق إضافية؛
    ثانيا. عندما يكون ملف مخاطر العميل منخفضًا – يجب الحصول على بيان مكتوب، يؤكد أن هؤلاء الأشخاص هم جميع الأشخاص المسيطرين (أو أعلى مدير إداري أو مسؤول، في حالة 10 (رابعا أعلاه) من العميل (“بيان الأشخاص المسيطرين “). يجب أن يكون بيان الأشخاص المسيطرين مؤرخًا وموقعًا من قبل الشخص المفوض من قبل العميل للقيام بذلك، نيابة عن العميل وموافقا عليه من قبل مسؤولي وظيفة الامتثال؛
    ثالثا. عندما يكون ملف مخاطر العميل متوسطًا – بالإضافة إلى التدبير المفصل في الفقرة الفرعية (ب)، يجب إجراء استفسارات للسجلات المعنية ويجب الحصول على مستندات إضافية تحدد هوية الأشخاص المسيطرين. قد تتضمن الوثائق الإضافية سجلات الشركة أو التقارير السنوية التي تحدد بوضوح الأشخاص المسيطرين، على النحو المعتمد من قبل مسؤول الامتثال؛
    رابعا. عندما يكون ملف مخاطر العميل مرتفعًا – بالإضافة إلى التدابير المفصلة في القسم الفرعي (ب) – (ج) أعلاه، يتعين على الشركة الحصول على تحقق إضافي من مصادر موثوقة. قد يشتمل هذا التحقق على المعلومات التي تم تلقيها في نسق يمكن نسخه كتابيًا من مؤسسة ائتمان (CI) مسجلة في المنطقة الاقتصادية الأوروبية أو في بلد ثالث معادل أو فرع منها. يجب تقديم التحقق الإضافي قبل الموافقة عليه من قبل عضو مجلس إدارة مكافحة غسل الأموال.
    عندما تثبت الشركة أن عملية تعريف العميل غير كافية، يتم تطبيق إجراءات التحقق المعززة.
  2. التوضيحات وجمع معلومات إضافية
    لأي مؤشر خطر تحدده الشركة أثناء أداء الإجراءات الموضحة أعلاه، يتم جمع تفاصيل ومعلومات إضافية لغرض فهم وتخفيف هذه المخاطر. وفقًا لما تحدده وظيفة الشركة المختصة (التي يتم تحديدها وفقًا لمستوى مخاطر العميل)، يتم تطبيق التدابير التالية فيما يتعلق بكل عامل خطر تم تحديده:
    أ. عندما يكون ملف مخاطر العميل منخفضًا – يجب على مسؤولي وظيفة الامتثال الاتصال بالعميل للحصول على مزيد من الإيضاحات، وتوفير الوثائق و / أو الإثبات؛
    ب. عندما يكون ملف مخاطر العميل متوسطًا – بالإضافة إلى الإجراء الموضح أعلاه، يجب على مسؤولي وظيفة الامتثال إجراء تحقق من المعلومات الإضافية الواردة من العميل من خلال مصدر موثوق ومستقل للمعلومات؛
    ج. عندما يكون ملف مخاطر العميل مرتفعًا – بالإضافة إلى التدابير الموضحة أعلاه، يجب على مسؤولي وظيفة الامتثال إجراء مراجعة شاملة لكل عامل خطر والمعلومات الإضافية التي تم الحصول عليها بشأنه، والتي قد تشمل التحقق من ذلك من خلال مصدر إضافي موثوق به للمعلومات بالإضافة إلى طلب مزيد من الوثائق من العميل، وتقديمها للمراجعة والموافقة عليها من قبل مسؤول الامتثال.
    – على سبيل المثال: في حالة ملف العميل ذي الخطورة العالية بسبب الشكوك المتعلقة بمصدر أمواله، قد تتطلب وظيفة الامتثال من العميل إرسال تأكيدات البنك وتقاريره الضريبية، وإجراء التحقق من المستندات المودعة، ومراجعة معقولية أموال العميل في ضوء المعلومات الإضافية التي تم جمعها. إذا كانت وظيفة الامتثال مقتنعة بأن المستندات المقدمة كاملة ودقيقة، وتوفر راحة كافية فيما يتعلق بشرعية أموال العميل، يجب تقديم تقرير بذلك لموافقة مسؤول الامتثال.
    د. عندما يكون العميل شخصية مستهدفة سياسيا، يجب، بالإضافة إلى التدابير الموضحة أعلاه، إجراء مراجعة شاملة لمصدر أموال العميل (بغض النظر عن أي مؤشر خطر إضافي ساري المفعول)، وجمع الوثائق ذات الصلة بواسطة مسؤول الامتثال، يجب تقديم النتائج للموافقة النهائية من عضو مجلس إدارة مكافحة غسل الأموال.
  3. الموافقة على علاقة عمل العميل
    عند الانتهاء من إجراءات الحرص الواجب الموصوفة أعلاه، يجوز اعتماد علاقة العمل من قبل السلطة المقابلة داخل الشركة وتأسيسها، على النحو التالي:
    أ. عندما يكون ملف مخاطر العميل منخفضًا – يجب على وظيفة الامتثال مراجعة المعلومات التي تم جمعها في عملية الحرص الواجب DD والموافقة على إنشاء علاقة تجارية؛
    . عندما يكون ملف مخاطر العميل متوسطًا – يقوم مسؤول الامتثال بمراجعة المعلومات التي تم جمعها في عملية الحرص الواجب DD والموافقة على إنشاء علاقة تجارية؛
    ج. عندما يكون ملف مخاطر العميل مرتفعًا – يجب على عضو مجلس إدارة مكافحة غسل الأموال مراجعة المعلومات التي تم جمعها في عملية الحرص الواجب DD والموافقة على إنشاء علاقة تجارية؛

الجزء الرابع- إجراءات مكافحة غسل الأموال المستمرة
 14 الرقابة المستمرة

أ. المراقبة المستمرة للمعاملات
كل المعاملات التي يقوم بها العميل مع الشركة يجب أن تتم مراقبتها ومراجعتها إلكترونياً للتأكد من أنها تتفق مع النطاق والغرض المبدئي المعلن للعميل لإقامة علاقة العمل ومتسقة مع ملف مخاطر العميل الخاص بالمخاطر و سجل المعاملات (“مراقبة تكنولوجيا المعلومات”). يجب أن تحدد المراقبة المذكورة المعاملات التي يجب فحصها بشكل أكثر شمولًا، استنادًا إلى أمور أخرى، على وتيرة المعاملات، وتشكيل أو تحليل أي نمط من السلوك، وحجم المعاملة، وما إلى ذلك، مع مراعاة الملف الشخصي للعميل المحدد، و الخصائص الملحوظة لمجموعات العملاء ذات الصلة.
في حالة وضع علامة على المعاملة باعتبارها غير مألوفة أو مشكوك باحتوائها على غسل أموال أو تمويل للإرهاب، يجب على مسؤولي وظيفة الامتثال مراجعة النتائج يدويًا وتقييم المخاطر والعمل وفقًا لنتائجها. بعد إجراء المراجعة المذكورة أعلاه، يجب أن يقوم مسؤولو وظيفة المخاطرة بتوثيق المعاملة ومراجعة نتائجها في ملف مكافحة غسل الأموال الخاص بالعميل.
إذا حددت وظيفة المخاطرة وجود معاملة يشتبه باحتوائها على غسل للأموال أو تمويل للإرهاب، يجب أن تقدم تقريرًا عن ذلك الاشتباه على النحو المفصل أدناه
ب. المراقبة المستمرة لعلاقات العمل. أولا.
جميع العلاقات التجارية.
أ. الفحص:
يجب أن تخضع تفاصيل العملاء (وكذلك بيانات الأشخاص ذوي الصلة) للفحص، على الأقل:
أولا. عندما يكون ملف مخاطر العميل منخفضًا – كل 3 أشهر؛
ثانيا. عندما يكون ملف مخاطر العميل متوسطًا – كل شهرين ؛
ثالثا. عندما يكون ملف مخاطر العميل مرتفعًا – كل شهر ؛
ب. يجب أن يتم تنفيذ إجراءات مراقبة تكنولوجيا المعلومات بشكل مستمر، ليس فقط لتحديد المعاملات المشبوهة، ولكن أيضًا القضايا الأخرى المتعلقة بالعملاء والعلاقات التجارية التي يجب أن ترفع الوعي. بمجرد أن يتم رصد مثل هذه المشكلة من خلال مراقبة تكنولوجيا المعلومات، تقوم وظيفة الامتثال بمراجعتها فورًا يدويًا.
ج. تقوم وظيفة الامتثال بمراجعة دورية لكل علاقات العمل الحالية لتحديد أي تغييرات يبدو أنها حدثت فيما يتعلق بالعملاء، وإجراء مراجعة أكثر شمولاً للمعاملات المختلفة التي تمت خلال علاقة العمل بأكملها، وتحديد أي تفاصيل غير عادية أو مشبوهة قد تكون فاتت في مراجعة معاملات محددة كما هو موضح أعلاه.
يجب إجراء تلك المراجعات على الأقل:
– للعملاء من ذوي المخاطر المنخفضة – مرة واحدة كل 18 شهرًا –
– للعملاء من ذوي الخطورة المتوسطة – مرة واحدة كل 12 شهرًا –
– للحصول على درجة عالية عملاء ملف المخاطر – مرة واحدة كل 6 أشهر ؛
د. يجب على مسؤول الامتثال أخذ عينات روتينية من ملفات مكافحة غسل الأموال، ومراجعة مدى ملاءمة واكتمال هذه الملفات والعمليات الموثقة فيها.

ثانيا. العلاقات التجارية متوسطة المخاطرة
بالإضافة إلى المراجعات التي تم إجراؤها وفقًا للفقرة (أولا) أعلاه، يجب على مسؤول الامتثال مراجعة كل علاقة عمل مع عملاء متوسطي المخاطر، مرة واحدة على الأقل في السنة.

ثالثا. العلاقات التجارية عالية المخاطر الشخصية
بالإضافة إلى المراجعات التي تم إجراؤها وفقًا للفقرتين (أولا) و (ثانيا) أعلاه، يتعين على عضو مجلس إدارة مكافحة غسل الأموال إجراء مراجعة سنوية لأي علاقة عمل ذات درجة عالية من الخطورة واتخاذ قرار بشأنها.

ج. تحديد العلاقات / المعاملات التجارية “المشبوهة”
تهدف المراجعات المذكورة أعلاه إلى الكشف عن:
أولا. أي تباينات بين المعلومات التي تم جمعها مسبقًا (كما هو موثق في ملف مكافحة غسل الأموال الخاص بالعميل) وأي معلومات معروفة حاليًا أو متاحة للشركة (على سبيل المثال، أي تحديثات أو تغييرات حدثت في تفاصيل العميل)؛
ثانيا. أي تباينات بين ملف مخاطر العميل والمعاملات التي يقوم بها (مثل المعاملات التي لا يبدو أنها تتطابق مع الوضع المالي للعميل أو نطاق العمل المتوقع)؛ و
ثالثا. أي سلوك أو نمط مشبوه آخر (على سبيل المثال المعاملات التي ليس لها منطق عمل مرئي، الشراء / البيع / تحويل الأموال بشكل متكرر).

إذا تم اكتشاف أي مما ذكر أعلاه بواسطة موظف، سواء كان ذلك كجزء من المراجعة الروتينية التي تقوم بها وظيفة الامتثال، أو بأي وسيلة أخرى، فيجب إبلاغ مسؤول الامتثال على الفور.

لا يحتاج الموظف أن يكون لديه دليل على وجود حالة غسل الأموال ليتقدم بشكوكه حول غسل الأموال. سيتم تشجيع جميع الموظفين على طلب المشورة من مديرهم و / أو مسؤول الامتثال إذا كان لديهم أي استفسارات.

د. التغيير في مستويات المخاطر،
إذا كان هناك أي سبب في أي وقت بعد إقامة علاقة العمل لتغيير مستوى مخاطر العميل، يجب تقديم هذه المشكلة إلى مسؤول الامتثال، الذي قد يقرر بشأن هذه المشكلة ويغير مستوى المخاطر هذا، أو يعرضها على المجلس للقيام بذلك. قد تتضمن بعض الأسباب،
في جملة أمور، ما يلي:

– المعلومات الجديدة المتعلقة بالعميل التي ظهرت أثناء الفحص؛
– تزايد الشك بشأن العميل من جانب أحد موظفي الشركة؛
– تصبح الشركة على علم بأي معلومات جديدة وذات صلة.

ه. علاقة عمل غير نشطة
حيث لا يقوم العميل بأي معاملة مع الشركة لمدة تزيد عن 6 أشهر، سيصبح هذا العميل “عميل غير نشط” وستتوقف الشركة عن تنفيذ جميع التدابير المستمرة الموضحة أعلاه. عندما يرغب عميل غير نشط في إجراء معاملة أخرى، يتعين على الشركة إجراء المراجعات اللازمة لإعادة تأكيد حالة العميل قبل إتمام هذه المعاملة.

  1. تسجيل وتخزين البيانات.
    يجب على الشركة تسجيل جميع معلومات العميل التي تم الحصول عليها في إجراءات اعرف عميلك KYC وعملية الحرص الواجب DD في قاعدة بيانات عملاء الشركة، بما في ذلك جميع البيانات المتعلقة بقرارات الشركة بشأن الموافقة أو الرفض لإقامة علاقة تجارية أو معاملة.

ب. يجب أن يتم تخزين البيانات ذات الصلة في شكل يمكن استنساخه كتابيا، وإذا لزم الأمر، يجب أن تتوفر إمكانية الوصول إليها من قبل جميع الموظفين المناسبين للشركة.

ج. يجب أن تحفظ وتخزن المستندات التي تعمل كأساس لتحديد هوية العميل أو ممثل العميل والمستندات التي تخدم إقامة علاقة تجارية، وذلك لمدة لا تقل عن خمس (5) سنوات بعد انتهاء العلاقة التجارية، أو حسب ما يقتضيه القانون المعمول به.

الجزء الخامس – الإبلاغ عن العلاقات/المعاملات التجارية المشبوهة
 16. إرسال تقرير إلى مسؤول الامتثال
– يتم الإبلاغ الفوري عن أي مسائل مشبوهة فيما يتعلق بهذه السياسة من قِبل الشخص الذي لديه مثل هذه الشكوك (بغض النظر عما إذا كان هذا جزءا من وظيفة الامتثال أم لا) إلى مسؤول الامتثال.

يقوم مسؤول الامتثال بتحليل محتوى المعلومات الواردة وإعادة توجيه المعلومات ذات الصلة إلى عضو مجلس إدارة مكافحة غسل الأموال.

أ. تقييم الشك
يجب على مسؤول الامتثال، فور تلقي تقرير (أو بأي طريقة أخرى وجود أي شكوك بعمليات غسل أموال أو تمويل إرهاب)، أن يقوم على الفور بمراجعة هذ الشكوك، وتقييم مزاياها، وإبرام الإجراءات التي يجب اتخاذها فيما يتعلق بذلك. عند القيام بذلك، يجوز لمسؤول الامتثال استشارة وظيفة الامتثال، أو الموظف الذي أبلغ عن الشكوك، أو مجلس الإدارة، أو أي شخص آخر داخل الشركة.
وقد تختلف الإجراءات التي قد يتخذها مسؤول الامتثال وفقًا للظروف، و تضمين أي إجراء مذكور في هذه السياسة. وتشمل هذه، على سبيل المثال لا الحصر:
عدم اتخاذ أي إجراء؛
ثانيا. توجيه وظيفة الامتثال لإجراء مزيد من المراجعة ؛
إعادة تصنيف مستوى المخاطرة في العلاقة التجارية ؛
الإنهاء الفوري للمفاوضات التي تهدف إلى تأسيس علاقة العمل ؛
v. تقديم التقارير إلى عضو مجلس إدارة مكافحة غسل الأموال.
. تقديم التقارير إلى السلطات، كما هو موضح أدناه.

  1. التقرير إلى وحدة المعلومات المالية
    يتحمل مسؤول الامتثال مسؤولية تحديد موعد تقديم التقرير إلى وحدة المعلومات المالية ومسؤولية إصدار التقرير.

يجب إخطار وحدة المعلومات المالية بأي معاملات مشبوهة وغير عادية، بما في ذلك تلك التي يتجاوز فيها الالتزام المالي مبلغ 32.000 يورو أو يتم تنفيذ مبلغ معادل بعملة أخرى نقدًا ، بصرف النظر عما إذا كانت المعاملة تتم في دفعة واحدة أو عدة مدفوعات ذات صلة على مدار العام.

لا يجب أن يتم إخطار العميل الذي تم تقديم تقرير به إلى وحدة المعلومات المالية بأنه مشبوه. يحظر أيضًا إبلاغ أي شخص ثالث، بما في ذلك الموظفين الآخرين، بحقيقة أنه تم إيصال معلومات بهذا الشأن إلى وحدة المعلومات المالية ومحتوى المعلومات المبلغ عنها، باستثناء عضو مجلس إدارة مكافحة غسل الأموال / مسؤول الامتثال.

أ. واجب الإبلاغ
يجب تقديم تقرير إلى وحدة المعلومات المالية إذا كانت الشركة تعرف أو لديها أسباب معقولة للاشتباه في أن الأصول المعنية (أو التي يتوقع مشاركتها) في علاقة العمل، وبعد ما لا يتجاوز يومي عمل (2) من اكتشاف أي الأنشطة أو الظروف أو الناشئة عن الشك:
أولا. هي عائدات جناية أو جنحة ضريبية مشددة؛
ثانيا. ترتبط بغسل الأموال أو منظمة إجرامية تسعى لتحقيق هدف ارتكاب جرائم عنف أو تهدف إلى تحقيق مكاسب مالية بالوسائل الجنائية؛
ثالثا. تعمل لخدمة تمويل الإرهاب؛
رابعا. تخضع لسلطة التصرف في منظمة إجرامية؛ أو
خامسا . ترتبط بأشخاص مدرجين في قوائم العقوبات.
ينشأ الواجب المذكور أعلاه لتقديم تقرير إلى وحدة المعلومات المالية ما إذا كانت هذه المعرفة أو الشكوك تنشأ قبل أو بعد إنشاء علاقة تجارية (أي سواء كانت الشركة ترفض إقامة العلاقة أو قامت بإنشائها واكتسبت هذه المعرفة أو الشك في تاريخ لاحق).
يجب أيضًا تقديم تقرير إلى وحدة المعلومات المالية فورًا إذا كانت هناك أي سلطة مختصة أخرى، ترسل إلى الشركة بأي طريقة تفاصيل الشخص الذي يعتبر متورطًا في أنشطة غير قانونية من أي نوع، و تجد الشركة أن المعلومات المتعلقة بهذا الشخص متطابقة أو متشابهة إلى حد كبير مع معلومات العميل، أو الشخص المسيطر، أو المالك المستفيد من الأصول، أو الموقّع المعتمد لعلاقة تجارية أو معاملة. في أي حال من الأحوال، يجب على الشركة أن تجمد على الفور الأصول الموكلة إليها والتي تتعلق بالتقرير، حتى تتلقى طلبًا من هيئة الادعاء المختصة، ولكن خلال خمسة (5) أيام عمل على الأكثر من الوقت الذي تم فيه إيداع التقرير ذي الصلة لدى وحدة المعلومات المالية.

الجزء السادس – المتطلبات الأخرى

  1. التدريب
    يجب أن يخضع موظفو الشركة لتدريب مكافحة غسل الأموال بطريقة ونطاق وتردد تتناسب مع دورهم في الشركة.
    يجب إجراء هذا التدريب ومراقبته وتوثيقه وفقًا لما يحدده مسؤول الامتثال، ومراجعته من قبل عضو مجلس إدارة مكافحة غسل الأموال سنويا بما يتوافق مع هذه السياسة.
    مسؤول الامتثال هو المسؤول عن ضمان دراية جميع الموظفين بمسؤولياتهم بموجب هذه السياسة، بما في ذلك القوانين واللوائح المعمول بها ، ودرايتهم بإجراءات تحديد المعاملات أو العلاقات التجارية أو الأنشطة المشبوهة والإبلاغ عنها. يجب أن يكون جميع الموظفين على دراية بأن عدم الامتثال لهذه السياسة قد يؤدي إلى اتخاذ إجراءات قانونية، بما في ذلك الإجراءات الجنائية ضدهم.
    وأن الموظفين المشاركين في أي تفاعل مع العملاء أو العمليات التشغيلية التي تدعم بدء علاقات الأعمال أو نشاط العميل أو تنفيذ أنشطة العملاء، لن يسمح لهم بأداء أدوارهم قبل الانتهاء من تدريب مكافحة غسل الأموال AML الأساسي.
  2. المراجعة الداخلية وتعديل هذه السياسة
    يجب التحقق من مدى الامتثال لهذه السياسة مرة واحدة على الأقل من قبل مسؤول الامتثال وتقديم النتائج إلى المجلس بشكل كتابي. يجب أن يعرض التقرير الخاص بنتائج التفتيش فيما يتعلق بالامتثال لتدابير الوقاية من غسل الأموال وتمويل الإرهاب المعلومات التالية:
    – تاريخ الفحص ؛
    – اسم ومنصب الشخص الذي يجري التفتيش ؛
    – الغرض ووصف التفتيش ؛
    – تحليل نتائج التفتيش ، أو الاستنتاجات المستخلصة على أساس التفتيش.

إذا كشف التفتيش عن أي أوجه قصور في هذه السياسة أو تنفيذها، يجب أن يحدد التقرير التدابير الواجب تطبيقها لعلاج أوجه القصور، وكذلك الجدول الزمني لكل منها ووقت فحص المتابعة.
في حالة المتابعة يتم إجراء التفتيش، وتضاف نتائج فحص المتابعة إلى تقرير التفتيش، الذي يجب أن يذكر قائمة التدابير لتصحيح أي قصور تم اكتشافه أثناء فحص المتابعة، والوقت الذي يقضيه بالفعل في علاج ذلك القصور. يجب تقديم تقرير التفتيش إلى عضو مجلس إدارة مكافحة غسل الأموال، الذي يقرر اتخاذ التدابير لعلاج أي قصور تم اكتشافه.

الملحق 1: أمثلة لمؤشرات تصنيف المخاطر
1. يعتبر أي مما يلي وضعا يقلل من المخاطر المتعلقة بنوع العميل:
أولا. العميل هو شركة مدرجة في سوق منظم، وهو يخضع لالتزامات الإفصاح التي تحدد متطلبات لضمان الشفافية الكافية فيما يتعلق بالمالك المستفيد؛
ثانيا. العميل هو شخص اعتباري يحكمه القانون العام المعمول به في إستونيا؛
ثالثا. العميل هو سلطة حكومية أو سلطة أخرى تؤدي وظائف عامة في إستونيا أو دولة متعاقدة في المنطقة الاقتصادية الأوروبية؛
رابعا. العميل مؤسسة تابعة للاتحاد الأوروبي؛
خامسا. العميل هو مؤسسة ائتمانية أو مؤسسة مالية تعمل نيابة عنها أو مؤسسة ائتمان أو مؤسسة مالية موجودة في دولة متعاقدة في المنطقة الاقتصادية الأوروبية أو دولة ثالثة، تخضع في بلدها لمتطلبات تساوي تلك المنشأة في التوجيه (EU) 2015/849 للبرلمان الأوروبي والمجلس الأوروبي وتخضع لإشراف الدولة؛
سادسا. العميل هو شخص يقيم في بلد أو منطقة جغرافية لها الخصائص المحددة أدناه.
2. يمكن اعتبار ما يلي عاملاً يقلل من المخاطر الجغرافية:
أولا. حالة التعاقد في المنطقة الاقتصادية الأوروبية؛
ثانيا. دولة ثالثة لديها أنظمة فعالة لمكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب.
ثالثا. دولة ثالثة، وفقًا لمصادر موثوقة، يكون مستوى الفساد والنشاط الإجرامي الآخر منخفضًا؛
رابعا. دولة ثالثة تملك، وفقًا لمصادر موثوقة مثل التقييمات أو التقارير المتبادلة أو تقارير المتابعة المنشورة، متطلبات مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب بما يتوافق مع التوصيات المحدثة الصادرة عن فرقة العمل المعنية بالإجراءات المالية (FATF)، وحيث يتم تنفيذ هذه المتطلبات بشكل فعال .
3. يعتبر ما يلي حالة تزداد فيها المخاطر المتعلقة بالعملاء كأشخاص:
أولا. أسس العلاقات التجارية القائمة على عوامل غير عادية، بما في ذلك في حالة المعاملات المعقدة والكبيرة بشكل غير عادي وأنماط المعاملات غير المعتادة التي ليس لها غرض اقتصادي أو قانوني واضح أو منطقي أو ليس من خصائص الأعمال المعطاة؛
ثانيا. العميل مقيم في منطقة جغرافية عالية الخطورة كما هو موضح أدناه؛
ثالثا. العميل هو شخص اعتباري أو قانوني، يشارك في حيازة أصول شخصية؛
رابعا. العميل هو مجال أعمال كثيف النقد.
خامسا. العميل عبارة عن شركة لديها مساهمون معينون أو أسهم لحاملها أو شركة تملك إحدى شركاتها التابعة مساهمين معينين أو أسهمًا لحاملها؛
سادسا. يبدو هيكل ملكية شركة العميل غير عادي أو معقدًا بشكل مفرط، بالنظر إلى طبيعة أعمال الشركة.
4. يعتبر ما يلي حالة تزداد فيها المخاطر المتعلقة بالمنتج أو الخدمة أو المعاملة أو قناة التسليم:
أولا. الخدمات المصرفية الخاصة
ثانيا. توفير منتج أو إجراء أو التوسط في معاملة يفضل أصحابها عدم الكشف عن هويتهم؛
ثالثا. المدفوعات المستلمة من أطراف ثالثة غير معروفة أو غير مرتبطة بجهات أخرى؛
5. الحالات التي يكون فيها العميل أو الشخص المتورط في المعاملة أو المعاملة نفسها مرتبطًا بدولة أو ولاية قضائية تندرج تحت ما يلي، تعتبر حالة تزيد من المخاطر الجغرافية:
أولا. الولاية القضائية التي، وفقًا لمصادر موثوقة مثل التقييمات المتبادلة أو تقارير التقييم التفصيلية أو تقارير المتابعة المنشورة، لم تنشئ أنظمة فعالة لمكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب.
ثانيا. الولاية القضائية التي، وفقًا لمصادر موثوقة، توجد فيها مستويات كبيرة من الفساد أو أي نشاط إجرامي آخر؛
ثالثا. الولاية القضائية الخاضعة للعقوبات أو الحظر أو التدابير المماثلة التي يصدرها، على سبيل المثال، الاتحاد الأوروبي أو الأمم المتحدة؛
رابعا. الولاية القضائية التي توفر التمويل أو الدعم للأنشطة الإرهابية، أو التي حددت منظمات إرهابية تعمل داخل بلدها، وفقا لما يحدده الاتحاد الأوروبي أو الأمم المتحدة.

V5 23.07.2019

 

the translation is done for information purposes and in any legal issue the English version prevails.